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商品进销存运营规范手册

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点击次数:620 更新时间:2021年04月07日17:07:45 打印此页 关闭
为了明确货品的入库、配货、调拨、送货、验收、退货、盘点等的流程,明确各环节的责任,提高工作效率,确保货品进、销、存数据准确、及时、账实相符,现对货品进销存流程做如下规定:

01

进货环节



1、仓库入库

商品到库,由仓库保管员点收大件,确认包装完好,数量无误在货运单上签收并留存一联。大件入库后,清点无误后,按实际入库数据录入商品信息(包括商品代码、颜色、尺码、数量、吊牌价等),生成二联《商品进货单》,分别由仓库、财务各执一联,财务联于次日交财务品牌会计。 
2、仓库退库

有各种原因需退货到总公司时,填写《退货审批单》交商品部与总公司衔接,等待总公司的退货指令到达后,根据《退货审批单》清点明细,装箱打包退出仓库并开具《商品退货单》,交由货运公司发运后将货运单附在仓库保管联上存档。《商品退货单》分别由仓库、财务各执一联,财务联于次日交财务品牌会计。

02

直营店配货环节


1、直营店配货 

1)市区内直营店

仓库根据商品部开具的《配送通知单》或业务员填写的《补货通知单》配货,生成三联《商店配货单》(白红黄),制单人、发货人签名确认并由送货员签收出库并留存黄联(制单日期若与实际发货日期不一致,应注明实际发货日期),货品送到直营店后店长或当班营业员须立即清点货品,确认无误后签收并留存红联备查,送货员须在次日(如遇休息顺延一日)将店铺签收的《商店配货单》白联交财务品牌会计,品牌会计收到白联当日内在ERP系统验收。

2)市区外直营店

仓库根据商品部开具的《配送通知单》或业务员填写的《补货通知单》配货,生成三联《商店配货单》,制单人、发货人签名确认后交由承运人托运,承运人清点货

品件数并在《商店配货单》上签收出库,红联随货同行,仓库留存黄联,仓库于次日将财务联白联交财务品牌会计。货品到达直营店后店长或当班营业员须立即清点货品,确认无误后在ERP系统验收,若有差错应及时联系商品部。市区外商场专柜收到货后签收并于当日传真到仓库,仓库于收到传真件次日将《商店配货单》白联连同传真件一并交品牌会计,品牌会计于当日在ERP系统验收。

直营店收货时若发现货品数量与单据不一致,应立即告知送货员,并在签收时注明实收数量,若发现款、色、码与单据不一致,应立即与商品联系确认,并在签收时注明实收情况。
商品部发货差错的责任:每单罚款10元。

直营店未及时清点货品的责任:收到货品后当日未发现差错,事后才发现有差错的每单罚款10元,若当日发现差错的,该单商品部发货差错的罚款全部用于奖励直营店。
送货员和仓库未按时将《商店配货单》白联交财务品牌会计的责任:每单延迟1天罚款1元。 

2、直营店退货

1)市区内直营店

直营店根据商品部发出的《退货通知单》或业务主管通知,开具手工两联《退货单》,直营店点清货品明细后交送货员签收(留存一联)退回仓库,仓库根据手工明细单清点无误验收入库,并生成《商店退货单》,验收人及制单人签名确认将手工单附于《商店退货单》白联后仓库留存,《商店退货单》红联交送货员转交直营店,仓库于次日将《商店退货单》黄联交财务品牌会计。

2)市区外直营店

直营店因各种原因需退货到仓库时,根据商品部发出的《退货通知单》或业务主管通知,开具手工两联《退货单》,直营店点清货品明细后交承运人签收(留存一联)退回仓库,仓库收到货品根据手工明细单清点无误验收入库,并生成《商店退货单》,验收人及制单人签名确认将手工单附于《商店退货单》白联后仓库留存,仓库于次日将《商店退货单》黄联交财务品牌会计。

若仓库发现直营店退回的货品与开具的手工《退货单》不一致,及时与店铺沟通,按实收货品生成《商店退货单》(备注差异),并将原手工单复印附黄联后交财务
品牌会计。
手工单填写不准确的责任:每单罚款10元。
仓库未按时将《商店退货单》黄联交财务品牌会计的责任:每单延迟1天罚款1元。

3、直营店调拨

直营店间调拨由业务主管开具四联手工调拨单,调出直营店根据调拨单清点货品交送货员或业务员签收(或快递)并留存白联,货到调入直营店后由收货人清点无误后签收并留存兰联,另外两联由送货员于次日(遇休息顺延一日)交(或快递)业务主管签收后留存黄联,红联交商品部作为依据在ERP系统中做发出和验收,生成《商品移仓单》(备注手工调拨单编号),并在手工调拨单(备注《商品移仓单》编号)上签名确认后交财务品牌会计,财务在ERP系统做终审。

仓库未按时将《调拨单》财务联交财务品牌会计的责任:每单延迟1天罚款1元。
在直营店配货环节,送货员收货时必须清点货品数量,并对货品的安全负责,若出现货品短少按吊牌价七折赔偿。

03

批发销售环节


1、客户配货及补货

商品部根据客户订单及业务员填写的补货通知单发货,生成三联《批发销货单》,制单人、发货人签名确认交提货员(或承运人)签收出库,《批发销货单》红联随货同行。仓库留存黄联,《批发销货单》白联由仓库于次日交财务品牌会计。 

2、客户退货

客户有各种原因需退货到仓库时,须填写《退货审批单》交由商品部主管审批后,将货品退回仓库,商品部根据《退货审批单》清点货品并生成三联《批发退货单》由制单人及收货人签字,红联交客户,白联留存,黄联于次日交财务品牌会计。
商品部发货差错的责任:每单罚款10元。
仓库未按时将《批发销货单》《批发退货单》财务联联交财务品牌会计的责任:每单延迟1天罚款1元。

04

直营店销售环节


直营店专卖店销售必须开具公司统一印制的三联《销售小票》,三联分别为店铺

存根联(白联)、客户联(黄联)、财务联(红联)。各专卖店需领用《销售小票》统一向财务部品牌会计(在OA提出)申请,品牌会计(在OA审核)同意后,由仓库随同货品一起发到各专卖店(并在OA确认已发),专卖店收到《销售小票》后在《商店配货单》签收(并在OA确认收到)。

店铺每月末将本月内已使用的《销售小票》财务联红联装订成册(作废必须三联齐备),交财务品牌会计审核(连同盘点表一起交,并在盘点表注明小票起止号,正常使用张数,销售额,作废张数)。品牌会计在《销售小票》领用登记簿登记领用和使用情况。专卖店销售的同时将《销售小票》的销售数据录入ERP系统;商场专柜每日须编制销售日报表,由分管业务员负责于2日内交商品部录入员(若用传真,原件在每月最末一日前交回),录入员收到销售日报表在业务员交接登记本上签收,并应于1日内录入完毕。

业务员延迟交销售日报表和录入员延迟录入的责任:每单延迟1天罚款5元。

05

盘点环节


每月最末一日各直营店、仓库必须盘点,并形成盘点表,盘点表分别列出款、色、码,反映进销存,盘点表要求字迹工整清晰,不得随意改划,参与盘点的相关人员必须签字确认,直营店店长和商品部主管必须参与盘点并且在盘点表上签字确认。

各专卖店盘点后应于三日内将盘点结果录入ERP系统并交到财务部,各商场专柜应于三日内(区外直营商场两日内寄出)将盘点表交商品部录入员,延迟一天罚款10元(分管业务主管负连带责任罚款10元),录入员应在5日内录入完毕并将盘点表交财务部,延迟一天罚款10元。

各直营店在发出盘点表后发现盘点有差错,在3日内可向公司财务部申报复核,财务部派人到店铺实际复核后确认无误,盘点表所反映出的盘亏和串款可免于赔偿,但店铺仍需对盘点表的准确性负责,店员每人罚款10元,店长罚款20元。

财务根据ERP系统生成的盈亏表确认各直营店和仓库的库存盈亏,各直营店和仓库货品盘亏,按吊牌价七折赔偿,发生串款,若为高价款串成低价款按吊牌价差价七折赔偿,另外发生盘盈盘亏和串款事项,每发生一笔罚款5元。此规定实施两个月后将串色、码也纳入考核,若出现串色、码,每发生一笔罚款2元。

各直营店因盘点环节出现差错的罚款全部用于奖励本品牌无差错店铺;XXX与XX仓库因盘点环节出现差错的罚款用于奖励无差错的对方,若都有差错,金额累计
进入下月。

06

商场吊牌问题


商品部负责商场吊牌的更换,不得出现漏换、多挂、少挂、错挂吊牌的情况。出现以上情况,对商品部发货员处以每件5元的罚款。商场专柜人员应在收到货品后认真检查吊牌,若在收货后次日内发现有奖励,将把对商品部该事项的罚款全部奖励给发现的店员;若次日之后才发现,店铺负有连带责任,同样处以每件5元的罚款。如果因吊牌的问题产生后果由店铺负主要责任。

店铺如出现吊牌损坏、不慎丢失、弄脏等,应讯速与业务主管取得认可,立即补上,如果在退货到库房时发现没有吊牌,按5元一个吊牌进行罚款。

07

临时花车及大型特卖活动的相关规定


临时花车及大型特卖活动,单独建立库存账,活动做完后清点货品明细退回仓库生成《商店退货单》,由于在做活动时容易串色、码,故销售以结存倒扎,但不允许串款,销售数量与实际销售数量必须核对一致,出现串款或货品短少,按活动价赔偿。此情况不纳入直营店退货环节的考核。

08

有关奖励规


1、季度内直营店配货、调货、退货环节,送货员在单据传递上连续三个月无差错,奖励50元。
2、季度内仓库在进货环节、直营店配货环节、批发销售环节在单据传递上连续三个月无差错,奖励团队50元。
3、季度内仓库录入员在销售录入及盘点表录入环节,连续三个月无差错,奖励50元。 
4、季度内仓库收发货、换吊牌连续三个月无差错,奖励团队100元。 
5、季度内业务主管连续三个月交纳销售报表和盘点表无延迟,奖励50元。

九、本规定从年月日开始实施。

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